5 задач автоматизации учета специальной одежды

1364
Ежегодно Министерство труда и социальной защиты РФ проводит около 136 тысяч проверок на предмет соблюдения работодателями правил техники безопасности. В результате на каждом третьем предприятии выявляются нарушения обеспечения работников средствами индивидуальной и коллективной защиты. На каждом третьем предприятии! А это – штрафы, а это – прямые убытки. Причем подчас весьма внушительные.

Почему при всем желании предприятиям не удается выполнить все требования по обеспечению средствами индивидуальной защиты? Как правило, нарушения законодательства оказываются непреднамеренными: слишком много факторов необходимо учесть, слишком большие объемы информации обработать. Слишком легко ошибиться. Выход – в автоматизации процессов учета и принятия решений.

В современном мире эффективное управление ресурсами предприятия достигается, в том числе, за счет умелого применения информационных технологий. Не стоит однако путать программы регламентированного бухгалтерского учета и системы управления. Бухгалтерские и кадровые программы в большинстве случаев не ведут планирования и не умеют следить за обеспеченностью СИЗ после выдачи со склада. Их цель – расчет финансового результата и налогов. Цель программ комплексной автоматизации системы управления охраной труда несколько шире – обеспечить исполнение условий безопасного труда. Такие системы позволяют избежать и нарушений, приводящих к штрафным санкциям, и четко, с точностью до штуки и дня, обеспечить выполнение процесса планирования и выдачи спецодежды.

Чтобы своевременно выдать необходимые СИЗ и спецодежду, надо заблаговременно спланировать закупку, а порой и изготовление фирменной одежды. Предприятие живет и меняется, изменяется штатная численность персонала, применяемые в производстве технологии и материалы. Меняются и сами люди: один прибавляет в весе, другой, напротив, садится на диету, и та одежда, что была ему впору еще несколько месяцев назад, сегодня уже не годится.

Одежда должна быть подбираться с учетом текущих ортометрических размеров работников. А потому закупать раз в квартал или в полгода один и тот же объём не получится. Да и поставщики не стоят на месте, постоянно предлагают новые модели, новые материалы, и что важно, новые цены. Автоматизированная система должна учитывать все возможные условия для выбора оптимального количества и выгодного поставщика.

В первом приближении кажется все просто. Есть приказ Министерства труда от 01.06.2009 №290 утверждающий межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, есть типовые отраслевые нормы - ТОН Приказ от 09.12.2014 № 997Н и соответственно на основании этого утверждаются локальные нормы предприятия для обеспечения спецодеждой и СИЗ. Требования фиксируются в каточке выдачи спецодежды и СИЗ, которую ведет кладовщик, и расписывается в получении работник. На практике оказывается, что помимо нормативных ТОН необходимо учесть, что могут быть проведены замены СИЗ по согласованию с профсоюзом, могут быть дополнительные ТОН, не предусмотренные нормами законодательства, но выдаваемые за счет прибыли предприятия спецодежда и СИЗ. Это все необходимо разделять: что за счет прибыли, а что нет, иначе будут нарушены требования налогового кодекса.

Подробно рассмотрим, как эти задачи позволяет решить современная компьютерная программа.

Задача 1: Поразмерный учет номенклатуры.

Программа поможет вести все размеры работников. И не просто вести, но и выявлять ошибки, если размер не установлен или корректировать их, если работник вдруг потолстел или похудел.  Вести размеры номенклатуры на складе не трудно, но и тут несколько вариантов решений. Каждый вид спецодежды имеет свой размерный ряд. Можно вести размеры в строке с наименованием, и это позволит для каждой куртки или халата указать все возможные размеры. Только вот работать с таким набором будет неудобно. Необходимо автоматически сопоставлять размеры одежды с размерами работников.  Для решения этой задачи в программе должно быть предусмотрено ведение свойств номенклатуры по размерам, росту и полу в зависимости от одежды. Поразмерный учет позволяет избежать ситуации, когда при наличии запасов спецодежды вдруг не оказывается нужной номенклатуры нужного размера. 5 задач автоматизации учета специальной одежды

Задача 2: Учет норм выдачи.

Нормы выдачи спецодежды составляются на основе Типовых отраслевых норм. Приказ от 9 декабря 2014 г. N 997н «Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных Профессий и должностей всех видов экономической деятельности» уже есть в программе.  Всего сейчас насчитывается более 66 приказов и постановлений, утверждающих отраслевые нормы, эти нормы можно скачать и загрузить в программу для составления локальных норм.

Локальные нормы устанавливаются с указанием периодичности выдачи, профессии, подразделения, рабочего места, с учетом проведенной специальной оценки условий труда.  Учитывают или индивидуальные нормы, или нормы на дежурную спецодежду. В нормах разделяется выдача по требованиям законодательства за счет затрат и сверх установленных норм для выдачи за счет прибыли. Программа автоматически ежедневно обменивается информацией с программами кадрового учета и бухгалтерского учета, загружая сведения о ротации персонала и движении материальных ценностей на складах.  Ведение норм выдачи в программе позволяет быстро определить потребности в специальной одежде с учетом изменений штатного расписания и расстановки персонала. Ни один работник не останется без положенной ему специальной одежды и средств индивидуальной защиты. 

Задача 3: Планирование потребности.

5 задач автоматизации учета специальной одеждыПрограмма позволяет сопоставить номенклатуру по нормам с номенклатурой поставщиков. При наличии предложений от разных поставщиков можно учитывать аналогичность спецодежды и сохранять цены из поступлений или предложений. В процессе расчета заказа для поставщика программа учтет наличие спецодежды на складе, вычислит, когда заканчивается срок эксплуатации спецодежды и определит необходимый объем закупки и даже поставщика с оптимальными ценами.  Эта задача позволяет избегать неоправданных затрат на приобретение спецодежды и неликвидов на складах.

Задача 4: Учет на складе.

Складской учет специальной одежды ведется в бухгалтерской программе, однако для целей обеспечения работников подразделений важно разделять оперативный и бухгалтерский учет. Если для бухгалтерского учета достаточно количественно ценового учёта единиц продукции, то в оперативном учете требуется учитывать множество других параметров: размеры одежды, процент износа, дата и номер сертификата соответствия, для кого была приобретена спецодежда и чем может быть заменена. Такой учет позволит повысить управляемость запасами спецодежды, уменьшить «раздутые» складские резервы.

Задача 5: Учет в эксплуатации

При выдаче спецодежды работник расписывается в требовании – накладной, ведомости и личной карточке учета СИЗ. Приказом Минтруда России от 12.01.2015 N 2н внесены изменения в межотраслевые правила обеспечения СИЗ, и теперь карточки можно вести в электронном виде. Это изменение наряду с автоматизацией существенно снижает трудоемкость учета выданной спецодежды. В программе важно учитывать не только выданную специальную одежу, но и её возврат. Если работник увольняется или переходит на другую работу, то должен вернуть спецодежду. Это позволяет не только использовать данную спецодежду после проведения ремонта и стирки повторно, для сезонных или временных работников, но и вернуть стоимость спецодежды, которая не сдана на склад. Особо стоит отметить возможность продления срока носки одежды в эксплуатации. Бывает, что спецодежда дорогая и не используется интенсивно тогда при проведении экспертизы можно продлить срок носки. Это предусмотрено п. 22 Межотраслевых правил по Приказу № 290. Благодаря этому получится дополнительно сэкономить на обеспечении СИЗ работников и упростить процессы выдачи и возврата. А главное избежать штрафных санкций при проверках.

5 задач автоматизации учета специальной одеждыРынок специальной одежды сложился давно и, по мнению экспертов, продолжает расти в 2016 году.  Специалисты DISCOVERY Research Group утверждают, что объемы продаж превышают 1 миллиард долларов. Недостатка в качественной, удобной эстетичной спецодежде нет. Любая специлаизрованная выставка подтверждает это.  Остается дело за малым. Нужно построить учет и автоматизировать систему планирования и закупки спецодежды на вашем предприятии. Учитывать в реальном режиме времени обеспеченность работников средствами индивидуальной защиты.

Требования законодательства к обеспечению работников специальной одеждой являются, пожалуй, самыми значительными по стоимости для работодателя. На производственных предприятиях, нефтедобычи, нефтепереработки, энергетике, строительстве, транспорте стоимость комплектов обеспечения спецодеждой достаточно велика и может достигать 20 тысяч рублей и более на одного работника.

Дмитрий Геннадьевич Просвирнин
Директор ООО "Информ Центр"
разработчик программного комплекса "Охрана труда"



Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме

    Школа охраны
    труда

    Проверьте свои знания и получите удостоверение по охране труда. Запишитесь прямо сейчас

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас!

    Живое общение с редакцией




    Рассылка

    © 2011–2016 ООО «Актион-МЦФЭР»

    Сайт trudohrana.ru — информационный портал для руководителей и специалистов по охране труда.
    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64191 от 25.12.2015

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

    Вы находитесь на первом профессиональном сайте для специалистов по охране труда. Здесь Вы найдете актуальные новости и статьи про трудовое законодательство.

    Ваш подарок при регистрации: набор плакатов по охране труда, которые можно распечатать и повесить в офисе!

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

    Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль