Подписка 8 (800) 511 9864Оформить бесплатную подписку на журнал "Справочник специалиста по охране труда"

Справочник специалиста по охране труда

Как правильно вести номенклатуру дел по охране труда?

  • 28 марта 2019
  • 1688

Вопрос

Скажите пожалуйста. Как правильно вести номенклатуру дел по охране труда. Есть ли заполненный шаблон?

Ответ

К документам по охране труда относят приказы и распоряжения, инструкции, акты, протоколы проверки знаний, предписания специалистов и проверяющих органов, журналы проведения инструктажей и т. д. Кто несет ответственность за их сохранность? Сколько нужно хранить эти документы? Что делать с теми, у которых закончился срок хранения? Расскажем в статье.

Хранение документов с момента их создания и до передачи в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования, то есть в том подразделении, где документы дела оформляют или используют.

Документы, которые регулируют организацию работы по охране труда, хранят на рабочем месте специалиста по охране труда или работника, который отвечает за это направление. К таким документам относят:

  • положение об охране труда;
  • журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
  • журнал регистрации вводного инструктажа;
  • документы о проведении спецоценки;
  • протоколы проверки знаний по охране труда и т. д.

Кроме того, специалист по охране труда должен хранить на своем рабочем месте комплект нормативных правовых актов, которые содержат требования охраны труда в сфере деятельности компании (ст. 212 ТК РФ).

Есть документы по охране труда, которые ведут и используют руководители структурных подразделений или другие должностные лица. К ним относятся:

  • графики проведения медосмотров;
  • журнал регистрации инструктажей на рабочем месте;
  • программы обучения на рабочем месте;
  • журнал учета выдачи СИЗ;
  • перечень работ, выполняемых по наряду-допуску, распоряжению или в порядке текущей эксплуатации и т. д.

Важно

Документы по охране труда выдавайте персоналу только под подпись. Это поможет избежать недоразумений, связанных с порчей или утерей документа

Периодически специалист по охране труда обязан проверять правильность ведения и оформления этих документов. А после исполнения или полного их заполнения эти документы возвращают в отдел охраны труда. Таким образом, за сохранность документов во время текущего хранения отвечает специалист по охране труда. А после передачи дел в архив переходит к работникам архива.

Сроки хранения документов по охране труда

Сроки хранения всех видов документов указаны в «Перечне типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Этот перечень утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558.

В разделе 7.3. перечня для документов по охране труда установлены разные сроки хранения. В таблице 1 мы привели выборку из этого раздела.

Таблица 1. Сроки архивного хранения документов по охране труда

Срок архивного хранения Типы документов
3 года Докладные записки, акты, заключения, т. п. об обеспечении работников специальной одеждой, обувью, специальным питанием.
Утвержденные государством нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием.
Журналы:
– учета исполнения постановлений о штрафах;
– регистрации административных взысканий за нарушение СанПиН.
Переписка о проведении профилактических мероприятий
5 лет Акты, предписания, справки, докладные записки и отчеты об их выполнении.
Переписка:
– о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда;
– разработке и ходе выполнения комплексных планов;
– предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций.
Планы мероприятий по улучшению условий труда работников.
Справки и акты о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда.
Докладные записки, справки, доклады, отчеты о состоянии условий и применении труда женщин и подростков.
Отчеты, справки, сведения о причинах заболеваемости работников организаций.
Программы, списки об обучении работников охране труда.
Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев
10 лет Журналы учета инструктажа по охране труда.
Доклады, анализы о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях
45 лет Протоколы, решения, заключения, перечни стандартов и норм, обоснования, данные о проведении СОУТ и аттестации рабочих мест (кроме рабочих мест с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда)
75 лет Акты, заключения, справки о проведении СОУТ при тяжелых, вредных и опасных условиях труда.
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.
Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий.
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаях (кроме связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами).
Докладные записки, заключения о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
Постоянное хранение Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий.
Справки, предложения, обоснования, рекомендации о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда.
Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов.
Документы о производственных авариях и несчастных случаях, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами.
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий
До минования надобности Перечень:
– работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста;
– профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда;
– профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров.
Правила по охране труда работающих инвалидов.
Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

Не ищите в этом перечне точные названия документов, в нем указаны только содержание и возможные виды документов. Но далеко не все, которые могут быть в вашей компании.

Срок хранения «постоянно» означает, что документы хранят столько же, сколько существует сама компания, и уничтожать их нельзя до самой ликвидации организации. В этом случае документы не уничтожают автоматически. Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения. Если же компанию реорганизуют, то архив документов передают на хранение организации — преемнику.

Срок хранения «до минования надобности» имеют, как правило, выписки или распечатки утвержденных на государственном уровне документов, которыми на предприятии пользуются во время работы: различные нормы, перечни, правила. Этот срок не может быть меньше 1 года.

Срок хранения журналов по охране труда начинается со следующего года после последней записи в нем. Например, последнюю строку в журнале заполнили 10 марта 2016 года. Срок хранения этого журнала начнется с 1 января 2017 года и закончится 31 декабря 2026 года — 10 лет.

КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ

С какого числа нужно исчислять срок хранения документа

Если срок делопроизводства документа по охране труда закончился в сентябре 2016 года, то дату его хранения нужно отсчитывать с начала следующего за ним года. Значит, архивное хранение документа, который отслужил свой срок, начнется с 1 января 2017 года.

Оформление дел для текущего хранения

Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела (п. 4.20 приказа Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526). В приказе нет указания на какое-то конкретное разделение, в том числе тематическое.

Поэтому все документы по охране труда, которые составляют в вашей организации, можно сгруппировать по своему усмотрению, как вам удобно. Папки с документами (дела) нужно озаглавить, пронумеровать, указать срок хранения (таблица 2). Поскольку дела располагают на полках вертикально, то удобно на корешках папок продублировать эту информацию. Это поможет не только быстро найти нужное дело, но и вовремя направить документы для хранения в архив (рисунок).

Таблица 2. Пример оформления папок текущего хранения по охране труда на предприятии

№ папки Название Содержание
ОТ-1 Общие вопросы по ОТ В эту папку сложите приказы и распоряжения руководителя предприятия по вопросам охраны труда
ОТ-2 Решения административных и судебных органов К ним относятся постановления, решения и распоряжения инспекторов ГИТ, судебные решения. Сюда же включите приказы о проведении проверок. Заключения государственной экспертизы условий труда
ОТ-3 Инструкции по ОТ Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ
ОТ-4 Специальная оценка условий труда В этой папке храните перечни рабочих мест, карты оценки условий труда, документы об оценке профессионального риска
ОТ-5 Льготы и компенсации Копии приказов и трудовых договоров с работниками, которым предоставляют компенсации
ОТ-6 Выдача СИЗ Нормы выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты на вашем предприятии. Сертификаты на СИЗ, акты испытаний и т. д.

Пример оформления папок для текущего хранения документов

Чтобы установить единый порядок формирования и учета дел, удобно составить номенклатуру дел. Это список, в котором каждому делу:

  • присваивают номер;
  • определяют содержание документов, которые будут в него подшивать;
  • устанавливают срок хранения этого дела по перечню.

Номенклатура будет служить вам и как основа при составлении описей для хранения, учета и уничтожения дел.

Архивное хранение документов по охране труда

12–16

градусов

температура воздуха в помещении, где хранят документы

Подробные требования к оснащению архивов перечислены в Приказе Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526. В нем подробно описаны условия светового, температурно-влажностного, противопожарного и охранного режимов.

Нельзя хранить архивные документы в подвалах или чердаках, в производственных помещениях и лабораториях. Причем условия хранения документов на бумажных и электронных носителях отличаются. Конечно, не у всех компаний есть возможность выделить целую комнату для архива. Но закон этого и не требует. Достаточно поставить запирающийся несгораемый шкаф или сейф, в котором будут хранить документы прошлых лет. При этом помещение с архивом нужно охранять.

Если на предприятии нет условий для полноценного архивного хранения, руководитель компании может заключить договор с коммерческим архивом. Документы временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передают. Их хранят в подразделениях или у специалиста по охране труда. Документы в этих папках можно не систематизировать, листы не нумеровать, скобы и скрепки не снимать, а оставить все как есть в скоросшивателях.

Главный редактор

Татьяна Чиркина - Главный редактор сайта Trudohrana.ru

Скачайте образцы нужных документов, которые подготовили для вас наши эксперты:

Шаблоны и образцы

Как только истечет срок хранения дел, специалист по охране труда должен составить Акт выделения дел к уничтожению. После составления Акта документы следует уничтожить — сжечь или разрезать в шредере.

Для длительного хранения документы нужно специальным образом подготовить: провести экспертизу ценности и заново оформить дело, соблюдая некоторые правила.

Экспертиза ценности

За таким серьезным названием скрывается на самом деле очень простая процедура. Нужно взять папку с документами и внимательно просмотреть каждый документ. Что мы проверяем?

  • Наличие главных реквизитов документа, таких как дата, подписи руководителя и работника, номер документа.
  • Наличие приложений, если приказ утверждает или вводит в действие какие-либо документы.

Убираем лишние, черновые экземпляры и документы, попавшие в дело по ошибке (т. е. по своему содержанию не соответствуют заголовку дела). Вот, собственно, и все, что нужно сделать, проводя экспертизу ценности.

Архивное оформление дела

После того как вы просмотрели каждый документ (провели экспертизу), нужно сделать следующее:

1. Выньте документы из папки-скоросшивателя, уберите все скрепки и скобы. В делах не должно быть никаких металлических частей.

2. Переложите документы в прямом хронологическом порядке: сверху январь — внизу декабрь. Каждый лист пронумеруйте в верхнем правом углу черным графическим карандашом на свободном от текста месте. Если вы ошиблись, нумеруя листы, проставьте литерные номера (например: 15, 15а, 15б, 16, 17 и т. д.) или пропустите номер листа в деле. Все эти особенности — наличие литерных и пропущенных номеров — указываются в листе-заверителе.

Читайте также:

×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты

Чтобы обеспечить вас качественными и актуальными материалами по охране труда и одновременно защитить авторские права наших экспертов, мы закрыли доступ к статьям для незарегистрированных пользователей.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.